Как делается сводная таблица в Excel?

Рубрика Excel

Также статьи о работе с таблицами в Экселе:

• Как выделить таблицу в эксель?
• Как в экселе вставить таблицу?
• Перенос таблиц в excel
• Как сравнить таблицы в excel?

Excel довольно мощная в плане вычислений программа, но большинство пользователей используют ее можно сказать на уровне калькулятора. Один из имеющихся мощных инструментов, который может значительно сэкономить время и более наглядно предоставит данные, это сводные таблицы, и далее мы рассмотрим, как делается сводная таблица в Excel.

Прежде чем делать сводную таблицу в Excel, следует разобраться с требованиями, которым должны соответствовать исходные данные. В самом простом случае сводная таблица в Экселе создается на основе данных таблицы, в более сложных вариантах она составляется на основе подгружаемых данных из баз данных или других документов.

Независимо от источника требования к исходным данным для создания сводной таблицы в Excel будут одинаковыми. Все значения должны быть оформлены в виде таблицы, в начале которой обязательно должна быть шапка. Не допускается наличие пустых строк или столбцов, и посторонних данных за пределами таблицы, которые непосредственно к ней прилегают. Также желательно, чтобы не было не заполненных ячеек таблице, что может привести к неправильным расчетам. Ну и последнее, в таблице не должно быть объединенных ячеек и скрытых строк со столбцами.

В качестве примера рассмотрим самый простой вариант, и попробуем сделать сводную таблицу в Excel на основе импровизированного годового отчета по поставкам продукции.

Нам необходимо сделать активной любую ячейку под шапкой таблицы, перейти на вкладку «Вставка» и выбрать пункт меню «Сводная таблица».

В появившемся окошке Excel просит подтвердить правильной адреса всей таблицы или указать внешний источник, а также указать размещение сводной таблицы. В нашем случае все значения остаются по умолчанию.

На новом листе мы видим область для сводной таблицы и список полей, которые необходимо разместить в областях сводной таблицы.

Теперь нужно определиться, что именно мы хотим получить и какие данные проанализировать. Например, мы хотим узнать, в какие города и какой товар поставлял конкретный менеджер по месяцам и по кварталам, а также необходимо знать объем. Для этого в область «Фильтры» мы перетаскиваем мышкой поле «Менеджер», в область «Колонны» переместим поле «Дата».

Теперь займемся строками. В строках нам необходимо разместить два поля и здесь важную роль играет порядок их добавления. Если мы первым расположим поле «Товар», а под ним «Город», товары станут раскрывающимися списками, в которых будут указаны все города, куда поставлялся этот товар. Поменяв пола местами в области «Строки» мы получим другой результат.

Осталась у нас область «Значения», в которую мы перенесем поле «Масса».

Как видим, считается у нас количество отправок, а не масса, которая нас интересует. Значит, у нас что-то не так с исходными данными. В исходной таблице нам необходимо немного подправить значения и задать ячейкам числовой формат.

После внесенных изменений переходим в сводную таблицу и обновляем значения, нажав правой кнопкой мыши в сводной таблице и выбрав соответствующий пункт.

Как видно, произошла замена поля в списке и в область «Значения» его необходимо повторно добавить.

Вот теперь сводная таблица в Экселе готова и можно фильтровать все поставки по конкретному менеджеру.

Сейчас у нас в графе «Колонны» отображается каждая дата поставки, но нас интересует поставка по месяцам и по кварталам. Для этого выделяем любую ячейку с датой и нажимаем правой кнопкой мыши. В появившемся списке выбираем «Сгруппировать», а в появившемся окошке выбираем необходимый способ группировки.

Вот теперь нам удалось создать компактную сводную таблицу в Экселе. Экспериментирую с размещением полей в разных областях можно добиться получения необходимых данных.