Офисные программы

Популярные программы и примеры работы с ними

Как отсортировать таблицу в Excel?

Также статьи о работе с таблицами в Экселе:

 

Если в таблице нужно найти определенное значение, то удобнее всего это делать в отсортированных данных. Далее мы рассмотрим, как отсортировать таблицу в Excel по убыванию или возрастанию, цвету текста или ячеек и прочее.

Для сортировки таблиц в Excel используется пункт меню «Сортировка и фильтр» на вкладке главная. Самая простая сортировка данный в таблице Excel, это сортировка по возрастанию или по убыванию, которая может быть применена как к текстовым значениям, так и к числовым.

Для правильной сортировки все сортируемые ячейки должны иметь одинаковый формат, например, все ячейки с цифрами должны находится в числовом формате. Также перед значениями не должно быть лишних пробелов и в сортируемом диапазоне не должно быть скрытых строк и столбцов.

Сортировка значений в таблице Эксель начинается с выбора сортируемого столбца. Достаточно даже установить курсор в первую ячейку столбца. В нашем примере выделим первую ячейку второго столбца, выберем в меню «Сортировка и фильтр», и укажем «Сортировка по возрастанию».

Сортировка по возрастанию в Экселе

В результате сортировки данных в таблице значения во второй таблице отсортированы по возрастанию, но первая ячейка так и осталась на своем месте. Все это потому, что по умолчанию первая строка в таблице считается заголовками, т.е. названиями столбцов, и не сортируется.

Результат сортировки таблицы в Экселе по умолчанию

Диапазон сортируемых данных расширяется автоматически, т.е. Эксель автоматически выделяет всю таблицу и сортирует данные по строкам в соответствии с выбранным столбцом. Если выделить все ячейки столбца, которые необходимо отсортировать, и выбрать сортировку по возрастанию или убыванию, Эксель выдаст сообщение с предложением выбрать вариант сортировки. Будет доступен вариант «Автоматически расширить выделенный диапазон», при котором будет выделена вся таблица, и «Сортировать в пределах указанного выделения», что позволит отсортировать только выделенный столбец не затрагивая при этом данные в соседних столбцах. В этом случае при сортировке опять же не будет учитываться первая ячейка.

Вариант автоматического выделения диапазона сортировки

Чтобы сортировка таблиц в Excel производилась полностью по всем выделенным ячейкам, следует в меню «Сортировка и фильтр» выбирать пункт «Настраиваемая сортировка…».

Выбор настраиваемой сортировки в Экселе

При этом мы сразу увидим, какую часть таблицы Эксель выделяет для дальнейшей сортировки.

Выделение диапазона сортировки Экселем при настройках по умолчанию

Чтобы выделялась вся область данных, следует в появившемся окошке «Сортировка» убрать галочку с пункта «Мои данные содержат заголовки».

Указываем Экселю, что таблица не имеет заголовков

Теперь в этом окошке можно настроить сортировку наших данных. В первой графе «Столбец» в строке «Сортировать по» выбираем столбец, данные в котором необходимо отсортировать. Во второй графе «Сортировка» необходимо выбрать условие, по которому будет производится сортировка. Доступны варианты «Значения», «Цвет ячейки», «Цвет шрифта» и «Значок ячейки». В нашем случае мы будем сортировать значения. Ну и в последней графе «Порядок» можно выбрать порядок сортировки значений «По возрастанию», «По убыванию» и «Настраиваемый список». Выберем по возрастанию. В результате значения среднего столбца отсортированы.

Результат сортировки при правильной настройке

Также можно настраивать и сортировку отдельного столбца. Кроме того, в Экселе можно настроить несколько уровней сортировки. Например, отсортируем первый столбец по возрастанию, а затем результат сортировки второго столбца также отсортируем по возрастанию. А последний третий столбец отсортируем сначала по цвету ячейки, а затем по цвету шрифта. Для добавления нового уровня необходимо в окошке «Сортировка» нажать кнопку «Добавить уровень», при этом порядок следования уровней имеет значение.

Добавление нового уровня сортировки

Настроенная многоуровневая сортировка значений в таблице Эксель

Результат многоуровневой сортировки в Экселе

С цветом ячейки пример конечно не совсем удался, но зато должен быть понятен принцип настройки.

По умолчанию сортировка данных производится по строкам, т.е. выделив столбец мы сортируем строки. Если необходимо отсортировать таблицу в Экселе по столбцам, т.е. выделить строку и сортировать значения по столбцам, при вызове окошка «Сортировка» необходимо зайти в «Параметры» и выбрать вариант сортировать «столбцы диапазона». Здесь же в параметрах сортировки можно установить галочку «Учитывать регистр».

Выбор режима сортировки по столбцам в таблице Эксель

Обсуждение закрыто.